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カードの利用明細はあっても、領収書が手元にない。Saiは、サプライヤーのポータルサイトや受信トレイから領収書を自動収集し、各利用明細と照合。不足している領収書を正確に特定します。
あなたが完成したレポートを確認するだけ。あとの3つのステップは、Saiが毎月自動で行います。
ポータルサイト、受信トレイ、カード明細、規定の上限額。これらを一度設定するだけです。
各サプライヤーのポータルサイトから請求書をダウンロードし、受信トレイから必要な書類を抽出します。
すべての領収書と利用明細を照合し、紐付けができていない項目を明確にリストアップします。
同じ手順、同じフォーマットで、スケジュール通りに実行。あなたの承認なしに提出されることはありません。
大変だったのは利用明細の確認ではなく、領収書の管理でした。
Saiは、金額、日付、加盟店情報をもとに、領収書と請求データを照合します。一致しないものがあればその旨を通知するため、月末になってから不足に気づくのではなく、何が足りないのかを事前に把握できます。
利用限度額を超えた金額、精算対象外のカテゴリー、二重提出された領収書など、Saiは該当箇所を指摘し、その理由を説明します。最終的な判断はあなたに委ねられます。
Saiは、あなたのログインセッション内で実際のブラウザを操作します。そのため、サプライヤーのポータルサイトにログインして請求書をダウンロードすることも可能です。システム連携やカードプログラム、APIは一切必要ありません。
Saiはレポートを作成した時点で停止します。経費精算の提出や承認、送金を行うことは一切ありません。完成したレポートは、あなたの確認を待つ状態になります。
経費精算の自動化に関するガイドの多くは、「法人カードを連携させて請求データを自動取り込みする」という方法から始まります。この方法は、加盟店名、金額、日付が自動入力されるため、適用できる場合には非常に有効です。しかし、これは経費精算の半分に過ぎず、全従業員がカードプログラムを利用していることが前提となっています。実際には、個人のカードで支払った経費を精算する小規模チームも多く、カードプログラムの有無にかかわらず、支払いの根拠となる書類（領収書）を用意する必要があります。カードの利用データは、経費精算における「簡単な半分」に過ぎないのです。
Saiは、カード連携では対応できない領域から始まります。請求書を発行するサプライヤーのポータルサイトにログインして期間分の請求書をダウンロードしたり、メールボックスから領収書を抽出したりして、金額、日付、加盟店情報をもとに各書類を請求データと照合します。領収書と一致しないデータや、領収書のない請求データがある場合、Saiはそれをリスト化して報告します。このリストこそが、月末に担当者が追跡作業に追われる原因となる「不足分」そのものです。金額や日付が近い請求が複数あるなど、判断が難しい場合は、推測で処理せず、両方の選択肢を提示してあなたに確認を求めます。
経費精算の最大の障壁は、計算そのものではありません。請求書が、自動化を想定していない場所に散在していることです。ログインが必要なサプライヤーの請求ポータル、メールの奥深くに埋もれたサブスクリプションの領収書、PDFでしかダウンロードできないホテルの明細などがその例です。小規模チームにはシステム連携のための予算がなく、サプライヤーも顧客のためにわざわざAPIを公開してはくれません。Saiは、あなたのログインセッション内で実際のブラウザを操作し、人間と同じ手順でこれらの書類を取得します。事前のシステム接続や、新しいカードの発行は一切不要です。
経費精算は一度解決して終わるプロジェクトではなく、同じサイクルで永遠に繰り返される業務です。だからこそ、適切に自動化する価値があります。月次ではなく週次で実行すれば、不足している領収書のリストは短く保たれ、記憶が新しいうちに対処できるため、月末の慌ただしさから解放されます。また、毎回同じフォーマットでレポートが作成されることは、レビュー担当者にとって非常に重要です。重要なのは最初の1回ではなく、100回目以降も安定して運用できることなのです。
Free your hands from the computer.
Try Sai
