Esta seção detalha exatamente como configurar Sai para automação completa do ciclo de vida de reuniões — desde a conexão de suas ferramentas até a execução do seu primeiro ciclo automatizado de agendamento + preparação + acompanhamento. Cada etapa inclui o que dizer a Sai, o que acontece nos bastidores e o que você precisa revisar antes de aprovar.
Etapa 1 — Conectar Google Calendar e Gmail
Antes que Sai possa agendar reuniões ou elaborar e-mails, ele precisa de acesso ao seu calendário e caixa de entrada. Abra Sai e digite:
"Conectar meu Google Calendar e Gmail"
Sai solicitará que você autorize ambos os serviços. Você verá duas solicitações de aprovação separadas:
- Google Calendar — permite que Sai leia seus eventos, verifique a disponibilidade e crie novas entradas no calendário
- Gmail (leitura + escrita) — permite que Sai pesquise sua pasta de enviados, leia tópicos de e-mail, elabore mensagens e envie e-mails após sua aprovação
Ambas as autorizações usam OAuth, o que significa que Sai nunca vê sua senha do Google. Você pode revogar o acesso a qualquer momento nas configurações de segurança da sua conta Google.
Importante: Conceda acesso de escrita ao Gmail, não apenas de leitura. Sai precisa de acesso de escrita para enviar e-mails de agendamento, acompanhamentos e reengajamentos de tópicos inativos. Se você conceder apenas leitura, Sai ainda pode gerar resumos de reuniões e elaborar e-mails — mas você precisará copiar, colar e enviá-los manualmente.
Etapa 2 — Defina Suas Preferências de Agendamento
Sai aplica um conjunto de regras de agendamento toda vez que propõe horários de reunião. As regras padrão funcionam para a maioria dos profissionais, mas você pode personalizá-las. Diga a Sai:
"Definir minhas preferências de agendamento: horário comercial das 9h às 18h do Pacífico, intervalo de 15 minutos entre reuniões, preferir de terça a quinta-feira, sem reuniões antes das 10h ou depois das 16h, a menos que eu especifique o contrário"
Sai armazena estas como regras persistentes. Veja o que cada regra controla:
Horário comercial (9h-18h). Sai nunca proporá um horário fora deste período, a menos que você diga explicitamente "agendar uma chamada de manhã cedo" ou "encontrar um horário depois das 18h".
Tempo de intervalo (15 minutos). Se você tiver uma reunião terminando às 11h, o horário mais cedo que Sai proporá para a próxima reunião é 11h15. Isso evita a fadiga de reuniões consecutivas e lhe dá tempo de transição. Você pode definir isso para 0, 10, 15 ou 30 minutos.
Dias preferenciais (terça a quinta-feira). Quando vários horários estão disponíveis, Sai classifica terça a quinta-feira como de maior prioridade do que segunda ou sexta-feira. As manhãs de segunda-feira são frequentemente consumidas por planejamento, e as tardes de sexta-feira têm a maior taxa de não comparecimento. Sai ainda oferece segunda/sexta-feira se forem as únicas opções.
Horário de pico (10h-16h). Sai trata das 10h às 16h como a janela ideal para reuniões externas — energia suficiente para conversas produtivas, tarde o suficiente para que ambas as costas dos EUA estejam em horário comercial. Horários de manhã cedo e fim de tarde são reservados para trabalho focado, a menos que sejam substituídos.
Durações por tipo de reunião. Sai aplica durações padrão com base em palavras-chave de tipo de reunião:
- "introdução" ou "bate-papo para café" = 30 minutos
- "demonstração" ou "passo a passo" = 60 minutos
- "check-in" ou "sincronização" = 30 minutos
- "revisão de proposta" ou "análise aprofundada" = 45 minutos
- "sessão de estratégia" ou "workshop" = 90 minutos
Você pode substituir qualquer uma dessas. Diga a Sai: "Minhas demonstrações são de 45 minutos, não de 60" e ele atualiza a regra permanentemente.
Etapa 3 — Agende Sua Primeira Reunião
Agora teste o fluxo completo de agendamento. Diga a Sai:
"Agendar uma chamada de introdução de 30 minutos com Sarah Chen ("sarah@acmecorp.com) em alguma terça ou quarta-feira da próxima semana"
Aqui está exatamente o que acontece:
3a. Sai analisa a solicitação. Ele identifica:
- Contato: Sarah Chen, sarah@acmecorp.com
- Tipo de reunião: introdução (30 minutos)
- Prazo: próxima terça ou quarta-feira
- Restrições: suas preferências armazenadas (horário comercial, intervalos, horários de pico)
3b. Sai verifica seu Google Calendar. Ele puxa todos os eventos para a próxima terça e quarta-feira, identifica horários bloqueados, aplica a regra de intervalo de 15 minutos e gera uma lista de horários de 30 minutos disponíveis.
3c. Sai classifica e seleciona 3 opções. De todos os horários disponíveis, Sai escolhe os três com maior probabilidade de aceitação. A lógica de classificação:
- Meio da manhã (10h-11h30) e início da tarde (13h30-15h) têm a classificação mais alta
- Horários imediatamente após o almoço (12h30-13h30) têm classificação mais baixa
- Horários nas extremidades do dia (9h, 17h) têm a classificação mais baixa
- Horários de terça-feira têm classificação ligeiramente superior à de quarta-feira (mais cedo na semana = maior comprometimento)
3d. Sai elabora o e-mail de agendamento. Você vê uma prévia:
Assunto: Chamada de Introdução — Sai x Acme Corp
Olá Sarah,
Ótimo ter conectado com você. Algum destes horários funcionaria para uma rápida chamada de introdução?
- Terça-feira, 13 de maio, 10h00 - 10h30 PT
- Terça-feira, 13 de maio, 14h00 - 14h30 PT
- Quarta-feira, 14 de maio, 11h00 - 11h30 PT
Avise-me qual funciona melhor, ou sugira uma alternativa. Fico feliz em ajustar!
Atenciosamente, [Seu nome]
3e. Você revisa e aprova. Sai não enviará o e-mail até que você aprove explicitamente. Você pode:
- Aprovar como está
- Editar o texto do e-mail (ajustar tom, adicionar contexto, alterar linha de assunto)
- Trocar um horário ("substituir a opção de quarta-feira por quinta-feira às 15h")
- Cancelar totalmente
3f. Sai envia e monitora. Uma vez aprovado, Sai envia o e-mail via Gmail. Ele então monitora sua caixa de entrada pela resposta da Sarah. Quando ela confirma um horário, Sai:
- Cria um evento no Google Calendar com ambos os participantes
- Adiciona um link do Google Meet ou Zoom (com base na sua ferramenta de conferência padrão)
- Envia um convite de calendário para Sarah
- Notifica você: "Reunião confirmada: Introdução com Sarah Chen, terça-feira, 13 de maio às 10h00 PT"
Se Sarah responder propondo um horário diferente, Sai verifica sua disponibilidade para aquele horário e ou confirma automaticamente (se você estiver livre) ou pede que você aprove o novo horário.
Etapa 4 — Ativar Resumos de Inteligência Pré-Reunião Automatizados
É aqui que Sai vai além do agendamento para a preparação de reuniões. Diga a Sai:
"Antes de cada reunião com um participante externo, gerar um resumo pré-reunião na noite anterior"
Sai agora executará este fluxo de trabalho automaticamente para cada reunião qualificada:
4a. Identificar reuniões que precisam de preparação. Todas as noites, no horário que você especificar (padrão: 19h), Sai verifica seu Google Calendar em busca das reuniões de amanhã. Ele filtra por participantes externos — qualquer pessoa cujo domínio de e-mail não corresponda ao domínio da sua empresa. Reuniões diárias internas, sincronizações de equipe e reuniões individuais com colegas de trabalho são excluídas.
4b. Pesquisar cada participante no LinkedIn. Para cada participante externo, Sai abre um navegador em sua área de trabalho na nuvem e navega até o LinkedIn. Ele pesquisa o participante por nome e empresa, então captura:
- Cargo e empresa atuais
- Tempo na função atual
- Cargos anteriores (últimos 2-3)
- Publicações ou artigos recentes do LinkedIn (últimos 30 dias)
- Conexões em comum
- Educação e certificações (se relevantes para a sua indústria)
Isto é automação de navegador — Sai navega no LinkedIn da mesma forma que você faria. Ele lê informações de perfil publicamente disponíveis. Não usa a API do LinkedIn nem exige suas credenciais do LinkedIn.
4c. Extrair histórico de e-mails do Gmail. Sai pesquisa seu Gmail por todas as conversas que envolvem o endereço de e-mail do participante. Ele extrai:
- Data do primeiro contato
- Data da mensagem mais recente
- Principais tópicos de discussão ao longo da conversa
- Quaisquer compromissos pendentes ou perguntas que nunca foram respondidas
- Anexos enviados (propostas, apresentações, documentos)
4d. Verificar o Google Notícias por atualizações da empresa. Sai pesquisa no Google Notícias pelo nome da empresa do participante, filtrado para os últimos 30 dias. Ele procura por:
- Anúncios de financiamento
- Lançamentos de produtos ou grandes atualizações
- Mudanças na liderança (novo CEO, contratações de VPs)
- Relatórios de resultados ou marcos de receita
- Aquisições ou parcerias
- Demissões ou reestruturação (sinalizado como um tópico sensível)
4e. Compilar o relatório de inteligência. Sai reúne tudo em um documento estruturado e o entrega a você. O relatório inclui:
- Resumo do perfil do participante (cargo, tempo na função, histórico)
- Linha do tempo do relacionamento (primeiro contato, último contato, total de interações)
- Resumo da conversa de e-mail com itens pendentes
- Notícias recentes da empresa com links de origem
- 3-5 pontos de discussão sugeridos adaptados à função do participante e ao seu histórico de relacionamento
- Sinalizadores de alerta (e-mails não respondidos, demissões recentes na empresa, longos períodos de silêncio)
4f. Entrega. Você recebe o relatório na interface de chat do Sai. Você também pode configurar a entrega por e-mail ou Slack. Para um dia com 4 reuniões externas, você recebe 4 relatórios separados — cada um levando 2-3 minutos para Sai gerar, contra 15-30 minutos cada se você fizesse a pesquisa manualmente.
Opções de personalização:
- "Gerar relatórios apenas para reuniões com mais de 30 minutos" — ignora check-ins rápidos
- "Ignorar relatórios para contatos com quem já me encontrei mais de 5 vezes" — foca a preparação em relacionamentos mais recentes
- "Incluir notas do CRM, se disponíveis" — Sai pode extrair o estágio da negociação e notas do seu CRM via automação de navegador
- "Gerar relatórios 2 horas antes da reunião em vez da noite anterior" — para preparação no mesmo dia
Passo 5 — Configurar Automação de Acompanhamento Pós-Reunião
Após cada reunião, Sai pode redigir um e-mail de acompanhamento imediatamente — enquanto a conversa ainda está fresca. Diga a Sai:
"Após cada reunião externa, pergunte-me os principais pontos e então redija um e-mail de acompanhamento"
Aqui está o fluxo de trabalho pós-reunião:
5a. Sai o(a) solicita após o término da reunião. Dentro de 15 minutos após o horário de término programado de uma reunião, Sai envia uma mensagem a você:
"Sua reunião com Sarah Chen acabou de terminar. Quer que eu redija um acompanhamento? Compartilhe alguns pontos-chave sobre o que vocês discutiram, ou diga 'usar contexto do calendário' e eu inferirei a partir da descrição da reunião e do histórico de e-mails."
5b. Você fornece notas breves. Você pode ser tão minimalista ou detalhado quanto quiser:
"Discutimos o cronograma de avaliação do Q3 deles, eles querem uma demonstração para o líder de engenharia deles, preciso enviar a gravação do fluxo de trabalho GitHub+Slack, ela compartilhará a lista de verificação de segurança deles"
5c. Sai redige o e-mail de acompanhamento. Usando suas notas, o contexto da reunião (título, participantes, duração) e seu histórico de e-mails com o participante, Sai gera:
Assunto: Re: Chamada de Introdução — Próximos Passos
Olá Sarah,
Obrigado(a) pela ótima conversa de hoje. Aqui está um breve resumo e os próximos passos:
Principais Pontos de Discussão:
- Sua equipe está avaliando ferramentas de automação de fluxo de trabalho para implantação no Q3
- Principais pontos problemáticos: relatórios de stand-up manuais e lacunas no monitoramento de CI/CD
- Interesse em ver a integração GitHub + Slack em ação
Itens de Ação:
- [Nossa equipe] Enviar gravação da demonstração focada no fluxo de trabalho GitHub + Slack (até quinta-feira, 15 de maio)
- [Sarah] Compartilhar lista de verificação de requisitos de segurança internos
- [Ambos] Agendar uma demonstração de 45 minutos para o líder de engenharia de vocês (com foco na semana de 19 de maio)
Enviarei a gravação até quinta-feira. Avise-me se algo mais vier à mente!
Atenciosamente, [Seu nome]
5d. Você revisa e aprova. Edite o que quiser — adicione uma nota pessoal, ajuste o tom, remova detalhes sensíveis, modifique os itens de ação. Sai envia somente após sua aprovação explícita.
5e. Sai cria tarefas de acompanhamento. Após enviar o acompanhamento, Sai opcionalmente:
- Cria um lembrete no calendário para seus próprios itens de ação (por exemplo, "Enviar a gravação da demonstração para Sarah" na quinta-feira)
- Adiciona a conversa à detecção de e-mails parados — se Sarah não responder em 5 dias, Sai redige um lembrete gentil
Ajuste de tom. Sai lê sua conversa de e-mail original com o participante e espelha seu estilo de escrita. Se sua comunicação inicial foi formal ("Prezada Sarah, espero que este e-mail a encontre bem"), o acompanhamento mantém esse registro. Se seu tom original foi casual ("Oi Sarah!"), o acompanhamento corresponde. Isso evita a mudança brusca de tom que torna os e-mails gerados por IA óbvios.
Passo 6 — Ativar Detecção de E-mails Parados e Acompanhamento Automático
Este é o fluxo de trabalho que captura receitas e relacionamentos que de outra forma passariam despercebidos. Diga a Sai:
"Toda segunda-feira de manhã, verifique minha pasta de enviados em busca de e-mails dos últimos 45 dias que nunca foram respondidos. Redija acompanhamentos para cada um."
Aqui está o que Sai faz toda segunda-feira:
6a. Verificar pasta de enviados. Sai lê sua pasta de enviados do Gmail dos últimos 45 dias. Para cada e-mail enviado, ele verifica se o destinatário respondeu naquela conversa.
6b. Filtrar ruído. Sai exclui automaticamente:
- E-mails internos (mesmo domínio da empresa)
- Newsletters e e-mails de marketing
- Respostas automáticas e mensagens de ausência
- Conversas onde você enviou a última mensagem como um "obrigado" ou declaração de encerramento (nenhuma resposta esperada)
- Contatos com quem você já se encontrou desde que o e-mail foi enviado (verificado no calendário)
6c. Categorizar por urgência. Cada conversa parada é classificada:
- QUENTE (3-5 dias): Recente o suficiente para um lembrete casual. O rascunho é curto e leve: "Queria ter certeza de que isso chegou — alguma consideração?"
- MORNO (5-10 dias): Precisa de valor agregado para justificar o acompanhamento. O rascunho inclui um novo ângulo, um recurso relevante ou uma referência a um evento recente: "Vi que a Acme anunciou a Série B — parabéns! Retomando nossa conversa anterior..."
- FRIO (10-21 dias): Requer um redirecionamento de tópico. O rascunho faz uma nova pergunta ou propõe uma abordagem diferente: "Uma pergunta rápida sobre um tópico relacionado — vocês já avaliaram X para a implantação do Q3?"
- GELADO (21-45 dias): Último acompanhamento. O rascunho é uma mensagem estilo "término" que deixa a porta aberta: "Entendo perfeitamente se o momento não for o ideal. Se isso se tornar relevante no futuro, estou à disposição."
- MORTO (mais de 45 dias): Arquivado. Nenhum acompanhamento redigido.
6d. Verificar o contexto do calendário. Para cada conversa parada, Sai verifica seu Google Agenda:
- Você se encontrou com esta pessoa recentemente? Se sim, faça referência à reunião: "Ótimo conversar na última quinta-feira — dando seguimento aos itens que discutimos."
- Há uma reunião agendada em breve? Se sim, ignore o acompanhamento — a próxima reunião abordará o assunto.
- O contato participou de um webinar ou evento que você organizou? Se sim, mencione-o como um ponto de contato natural.
6e. Elabore acompanhamentos personalizados. Cada rascunho é adaptado ao conteúdo original da conversa, ao nível de urgência e a qualquer contexto de calendário. Sai lê seu e-mail original e escreve um acompanhamento que parece ter sido escrito por você — não um modelo genérico.
6f. Apresente todos os rascunhos para revisão. Sai entrega o lote:
"Encontrei 6 conversas de e-mail paradas esta semana:
- 2 URGENTES (3-5 dias): Sarah Chen, David Kim
- 1 MORNO (8 dias): Lisa Park
- 2 FRIOS (14-18 dias): James Ng, Priya Patel
- 1 GELADO (32 dias): Michael Torres
Quer que eu mostre os rascunhos?"
Você revisa cada rascunho individualmente. Aprova, edita ou pula. Sai envia apenas os que você aprova, espaçando-os ao longo do dia (não todos de uma vez, o que pareceria automatizado).
Cadência de envio. Sai espaça os acompanhamentos aprovados em intervalos de 30 a 60 minutos ao longo do dia. Isso evita o padrão de "8 acompanhamentos enviados às 9h01" que sinaliza automação aos destinatários. Você pode configurar a cadência: "Enviar acompanhamentos entre 9h e 14h, espaçados em pelo menos 45 minutos."
Passo 7 — Configurar Agendamentos Recorrentes (Opcional)
Para automação máxima, configure Sai para executar esses fluxos de trabalho em um agendamento:
"Todas as noites de segunda a sexta-feira, às 19h, gere resumos pré-reunião para as reuniões externas de amanhã. Toda segunda-feira, às 9h, verifique e-mails parados e elabore acompanhamentos. Após cada reunião externa, solicite minhas anotações e elabore um acompanhamento."
Isso cria três automações recorrentes:
- Diário (19h): Resumos de inteligência pré-reunião para o dia seguinte
- Semanal (segunda-feira, 9h): Detecção de e-mails parados e elaboração de acompanhamentos
- Acionado por evento: Solicitações de acompanhamento pós-reunião após cada reunião externa
Você pode ajustar o horário, a frequência e os gatilhos a qualquer momento. Diga a Sai "mudar a verificação de e-mails parados para toda quarta-feira" ou "gerar resumos às 8h em vez das 19h" e o agendamento será atualizado.
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