このセクションでは、ツールの接続から、最初の自動スケジュール設定＋準備＋フォローアップのループ実行まで、会議のライフサイクル全体を自動化するためにSaiを正確に設定する方法を説明します。各ステップには、Saiに何を伝えるか、舞台裏で何が起こるか、承認前に何を確認する必要があるかが含まれています。
ステップ1 — GoogleカレンダーとGmailを接続する
Saiが会議をスケジュールしたり、メールを作成したりする前に、あなたのカレンダーと受信トレイへのアクセスが必要です。Saiを開いて入力してください：
「GoogleカレンダーとGmailを接続して」
Saiは両方のサービスを承認するよう促します。2つの個別の承認リクエストが表示されます：
- Googleカレンダー — Saiがあなたのイベントを読み取り、空き状況を確認し、新しいカレンダーエントリを作成することを許可します
- Gmail（読み取り＋書き込み） — Saiが送信済みフォルダを検索し、メールスレッドを読み取り、メッセージを作成し、あなたの承認後にメールを送信することを許可します
両方の承認はOAuthを使用しており、SaiがあなたのGoogleパスワードを見ることはありません。Googleアカウントのセキュリティ設定からいつでもアクセスを取り消すことができます。
重要： Gmailへの書き込みアクセスを許可してください。読み取り専用ではありません。Saiは、スケジュール設定メール、フォローアップ、未返信スレッドへの再エンゲージメントを送信するために書き込みアクセスが必要です。読み取り専用を許可した場合でも、Saiは会議の概要やメールを作成できますが、それらをコピー＆ペーストして手動で送信する必要があります。
ステップ2 — スケジュール設定の好み（優先順位）を定義する
Saiは会議時間を提案するたびに、一連のスケジュール設定ルールを適用します。デフォルトのルールはほとんどのプロフェッショナルに適用されますが、カスタマイズすることも可能です。Saiに伝えてください：
「私のスケジュール設定の好みを設定して：営業時間：太平洋時間午前9時から午後6時、会議間に15分のバッファ、火曜日から木曜日を優先、特に指定しない限り午前10時前または午後4時以降は会議なし」
Saiはこれらを永続的なルールとして保存します。各ルールが制御する内容は以下の通りです：
営業時間（午前9時〜午後6時）。 Saiは、あなたが明示的に「早朝に電話をスケジュールして」または「午後6時以降の時間を見つけて」と言わない限り、この時間帯以外の時間を提案することはありません。
バッファ時間（15分）。 午前11時に終了する会議がある場合、Saiが次に提案する会議の最も早い時間は午前11時15分です。これにより、会議が連続することによる疲労を防ぎ、移行時間を与えます。これを0分、10分、15分、または30分に設定できます。
優先日（火曜日〜木曜日）。 複数の空き時間がある場合、Saiは火曜日から木曜日を月曜日または金曜日よりも高く評価します。月曜日の午前中は計画に費やされることが多く、金曜日の午後は最も欠席率が高くなります。Saiは、月曜日/金曜日が唯一の選択肢である場合は、それらも提案します。
ピーク時間（午前10時〜午後4時）。 Saiは午前10時から午後4時を外部会議に最適な時間帯と見なします — 生産的な会話に十分なエネルギーがあり、米国の両海岸が営業時間内に入るのに十分遅い時間です。早朝と午後の遅い時間の枠は、上書きされない限り、集中作業のために確保されます。
会議タイプごとの所要時間。 Saiは会議タイプのキーワードに基づいてデフォルトの所要時間を適用します：
- 「intro」または「coffee chat」= 30分
- 「demo」または「walkthrough」= 60分
- 「check-in」または「sync」= 30分
- 「proposal review」または「deep dive」= 45分
- 「strategy session」または「workshop」= 90分
これらはすべて上書き可能です。Saiに「私のデモは60分ではなく45分です」と伝えると、ルールが永続的に更新されます。
ステップ3 — 最初の会議をスケジュールする
それでは、完全なスケジュール設定フローをテストしてみましょう。Saiに伝えてください：
「Sarah Chen（sarah@acmecorp.com）と来週の火曜日か水曜日に30分間の紹介電話をスケジュールして」
具体的に何が起こるかというと：
3a. Saiがリクエストを解析します。 Saiは以下を特定します：
- 連絡先：Sarah Chen、 sarah@acmecorp.com
- 会議タイプ：紹介（30分）
- 期間：来週の火曜日または水曜日
- 制約：保存されているあなたの好み（営業時間、バッファ、ピーク時間）
3b. SaiがあなたのGoogleカレンダーを確認します。 来週の火曜日と水曜日のすべてのイベントを取得し、ブロックされている時間を特定し、15分間のバッファルールを適用し、利用可能な30分間の枠のリストを生成します。
3c. Saiが3つのオプションをランク付けして選択します。 利用可能なすべての枠の中から、Saiは最も承諾される可能性が高い3つを選択します。ランキングロジックは以下の通りです：
- 午前中（午前10時〜午前11時30分）と午後早め（午後1時30分〜午後3時）が最も高く評価されます
- 昼食直後（午後12時30分〜午後1時30分）の枠は低く評価されます
- 一日の始まりと終わり（午前9時、午後5時）の枠は最も低く評価されます
- 火曜日の枠は水曜日よりもわずかに高く評価されます（週の早い時期＝コミットメントが高い）
3d. Saiがスケジュール設定メールを作成します。 プレビューが表示されます：
件名：紹介電話 — Sai x Acme Corp
Sarah様、
ご連絡いただきありがとうございます。これらの時間で、簡単な紹介電話にご都合の良い時間はございますでしょうか？
- 5月13日火曜日、午前10時00分〜午前10時30分（太平洋時間）
- 5月13日火曜日、午後2時00分〜午後2時30分（太平洋時間）
- 5月14日水曜日、午前11時00分〜午前11時30分（太平洋時間）
最も都合の良い時間をお知らせいただくか、別の時間をご提案ください。調整させていただきます！
敬具、[あなたの名前]
3e. あなたが確認し、承認します。 あなたが明示的に承認するまで、Saiはメールを送信しません。あなたは以下のことができます：
- そのまま承認する
- メールのテキストを編集する（トーンの調整、コンテキストの追加、件名の変更）
- 時間枠を入れ替える（「水曜日のオプションを木曜日の午後3時に変更」）
- 完全にキャンセルする
3f. Saiが送信し、監視します。 承認されると、SaiはGmail経由でメールを送信します。その後、Sarahからの返信を受信トレイで監視します。彼女が時間を確定すると、Saiは以下を行います：
- 両方の参加者を含むGoogleカレンダーイベントを作成します
- Google MeetまたはZoomのリンクを追加します（あなたのデフォルトの会議ツールに基づいて）
- Sarahにカレンダー招待を送信します
- あなたに通知します：「会議が確定しました：Sarah Chenとの紹介、5月13日火曜日午前10時00分（太平洋時間）」
Sarahが別の時間を提案して返信した場合、Saiはその時間枠のあなたの空き状況を確認し、自動的に確定するか（あなたが空いている場合）、新しい時間を承認するよう求めます。
ステップ4 — 自動会議前インテリジェンスブリーフを有効にする
これは、Saiがスケジュール設定を超えて会議準備に踏み込む部分です。Saiに伝えてください：
「外部の参加者とのすべての会議の前に、前日の夜に会議前ブリーフを生成して」
Saiは今後、対象となる各会議についてこのワークフローを自動的に実行します：
4a. 準備が必要な会議を特定します。 あなたが指定した時間（デフォルト：午後7時）に毎晩、SaiはあなたのGoogleカレンダーをスキャンし、翌日の会議を探します。外部の参加者（あなたの会社のドメインと一致しないメールアドレスの人物）をフィルタリングします。社内スタンドアップ、チーム同期、同僚との1対1の会議は除外されます。
4b. 各参加者をLinkedInで調査します。 外部の参加者ごとに、Saiはクラウドデスクトップ上でブラウザを開き、LinkedInにアクセスします。名前と会社名で参加者を検索し、以下の情報を取得します：
- 現在の役職と会社名
- 現職での在籍期間
- 過去の職歴（直近2～3件）
- 最近のLinkedIn投稿または記事（過去30日間）
- 共通のつながり
- 学歴と資格（業界に関連する場合）
これはブラウザ自動化です。Saiは、あなたがLinkedInを操作するのと同じ方法でLinkedInを操作します。公開されているプロフィール情報を読み取ります。LinkedIn APIを使用したり、LinkedInの認証情報を要求したりすることはありません。
4c. Gmailからメール履歴を取得します。 Saiは、参加者のメールアドレスを含むすべてのスレッドについて、あなたのGmailを検索します。そして、以下の情報を抽出します。
- 初回連絡日
- 最新メッセージ日
- スレッド全体の主要な議論トピック
- 未解決のコミットメントや未回答の質問
- 送信された添付ファイル（提案書、資料、ドキュメントなど）
4d. Googleニュースで企業の最新情報をスキャンします。 Saiは、参加者の会社名をGoogleニュースで検索し、過去30日間に絞り込みます。以下の情報を探します。
- 資金調達の発表
- 製品発表または主要なアップデート
- リーダーシップの変更（新CEO、VPの採用など）
- 決算報告または収益のマイルストーン
- 買収または提携
- 人員削減または組織再編（デリケートなトピックとしてフラグ付け）
4e. インテリジェンスブリーフを作成します。 Saiは、すべての情報を構造化されたドキュメントにまとめ、あなたに届けます。ブリーフには以下の内容が含まれます。
- 参加者のプロフィール概要（役職、在籍期間、経歴）
- 関係のタイムライン（初回連絡、最終連絡、総インタラクション数）
- 未解決項目を含むメールスレッドの要約
- ソースリンク付きの最新企業ニュース
- 参加者の役割とあなたの関係履歴に合わせた、3～5点の提案される話し合いのポイント
- 警告フラグ（未回答のメール、最近の企業の人員削減、長期間の沈黙など）
4f. 配信。 Saiのチャットインターフェースでブリーフを受け取ります。メールやSlack経由での配信も設定できます。1日に4つの外部会議がある場合、4つの個別のブリーフを受け取ります。Saiが各ブリーフを生成するのに2～3分かかるのに対し、手動で調査すると各15～30分かかります。
カスタマイズオプション：
- 「30分を超える会議のみブリーフを生成する」 — 短時間の確認はスキップします
- 「5回以上会ったことのある連絡先についてはブリーフをスキップする」 — 新しい関係の準備に集中します
- 「利用可能な場合はCRMメモを含める」 — Saiはブラウザ自動化を介して、CRMから取引ステージとメモを抽出できます
- 「会議前夜ではなく、会議の2時間前にブリーフを生成する」 — 当日の準備のため
ステップ5 — 会議後のフォローアップ自動化を設定する
各会議の後、Saiは会話が新鮮なうちに、すぐにフォローアップメールを作成できます。Saiに次のように指示してください：
「すべての外部会議の後、主要なポイントを尋ね、その後フォローアップメールを作成する」
会議後のワークフローは次のとおりです：
5a. 会議終了後、Saiがあなたにプロンプトを表示します。 会議の予定終了時刻から15分以内に、Saiはあなたにメッセージを送信します：
「サラ・チェンとの会議が終了しました。フォローアップを作成しましょうか？話し合った内容を箇条書きでいくつか共有してください。または「カレンダーのコンテキストを使用」と言っていただければ、会議の説明とメール履歴から推測します。」
5b. あなたが簡単なメモを提供します。 あなたは、必要に応じて最小限に、または詳細に記述できます：
「彼らのQ3評価タイムラインについて話し合いました。彼らはエンジニアリングリード向けのデモを希望しています。私はGitHub+Slackワークフローの録画を送る必要があります。彼女はセキュリティチェックリストを共有する予定です。」
5c. Saiがフォローアップメールを作成します。 あなたのメモ、会議のコンテキスト（タイトル、参加者、期間）、および参加者とのメール履歴を使用して、Saiは以下を生成します：
件名：Re: 紹介コール — 次のステップ
サラ様、
本日は素晴らしいお話しをありがとうございました。簡単な要約と次のステップを以下に示します：
主要な議論点：
- 貴社チームは、Q3展開に向けてワークフロー自動化ツールを評価中です
- 主な課題：手動でのスタンドアップレポートとCI/CD監視のギャップ
- GitHub + Slack連携の実際の動作に興味あり
アクションアイテム：
- [弊社チーム] GitHub + Slackワークフローに焦点を当てたデモ録画を送付（5月15日木曜日まで）
- [サラ様] 社内セキュリティ要件チェックリストを共有
- [両者] エンジニアリングリード向けの45分間のデモをスケジュール（5月19日の週を目標）
木曜日までに録画をお送りします。他に何かございましたら、お知らせください！
よろしくお願いいたします、[あなたの名前]
5d. あなたが確認し、承認します。 個人的なメモの追加、トーンの調整、機密情報の削除、アクションアイテムの修正など、何でも編集できます。Saiはあなたの明示的な承認があった後にのみ送信します。
5e. Saiがフォローアップタスクを作成します。 フォローアップを送信した後、Saiはオプションで以下を行います：
- あなた自身のアクションアイテム（例：「木曜日にサラ様にデモ録画を送る」）のGoogleカレンダーリマインダーを作成します
- スレッドを未返信メール検出に追加します — サラ様が5日以内に返信しない場合、Saiは穏やかな確認メールを作成します
トーンのマッチング。 Saiは、参加者との元のメールスレッドを読み取り、あなたの文章スタイルを反映します。もしあなたの最初の連絡がフォーマル（「サラ様、お元気でお過ごしのことと存じます」）であれば、フォローアップもそのトーンを維持します。もし元のトーンがカジュアル（「やあ、サラ！」）であれば、フォローアップもそれに合わせます。これにより、AIが生成したメールだとすぐにわかるような、不自然なトーンの変化を防ぎます。
ステップ6 — 未返信メール検出と自動フォローアップを有効にする
これは、見過ごされがちな収益と関係を捉えるワークフローです。Saiに次のように指示してください：
「毎週月曜日の朝、過去45日間に送信したメールで返信がなかったものをスキャンし、それぞれにフォローアップを作成する。」
Saiが毎週月曜日に行うことは次のとおりです：
6a. 送信済みフォルダをスキャンします。 Saiは、過去45日間のGmailの送信済みフォルダを読み取ります。送信された各メールについて、受信者がそのスレッド内で返信したかどうかを確認します。
6b. ノイズを除外します。 Saiは自動的に以下を除外します：
- 社内メール（同じ会社ドメイン）
- ニュースレターとマーケティングメール
- 自動返信と不在通知
- あなたが「ありがとう」や結びの言葉として最後のメッセージを送信したスレッド（返信は期待されない）
- メール送信後にすでに会ったことのある連絡先（カレンダーと照合）
6c. 緊急度別に分類します。 各未返信スレッドは次のように分類されます：
- HOT（3～5日）： カジュアルな再確認に十分なほど最近。下書きは短く軽い：「この件、届いているか確認したかったのですが、何かご意見はありますか？」
- WARM（5～10日）： フォローアップを正当化するために付加価値が必要。下書きには、新しい視点、関連リソース、または最近のイベントへの言及が含まれる：「AcmeがシリーズBを発表したのを見ました — おめでとうございます！以前の会話に戻りますが…」
- COOL（10～21日）： トピックの変更が必要。下書きは新しい質問をしたり、異なるアプローチを提案したりする：「関連トピックについて簡単な質問ですが — Q3の展開に向けてXを評価しましたか？」
- COLD（21～45日）： 最後のチャンスのフォローアップ。下書きは、関係を断ち切るようなメッセージだが、将来の可能性を残す：「タイミングが合わない場合は、もちろん理解できます。もし将来的にこの件が関連するようでしたら、いつでもご連絡ください。」
- DEAD（45日以上）： アーカイブ済み。フォローアップは作成されません。
6d. カレンダーのコンテキストと相互参照します。 各未返信スレッドについて、SaiはあなたのGoogleカレンダーを確認します：
- 最近この人物と会いましたか？もしそうなら、会議に言及します：「先週木曜日はありがとうございました — 議論した項目についてフォローアップします。」
- 近いうちに会議が予定されていますか？もしそうなら、フォローアップはスキップします — 次の会議でその内容がカバーされるためです。
- 連絡先は、あなたが主催したウェビナーやイベントに参加しましたか？もしそうなら、自然な接点としてそれに言及してください。
6e. パーソナライズされたフォローアップを作成します。 各下書きは、元のスレッドの内容、緊急度レベル、およびカレンダーの状況に合わせて調整されます。Saiはあなたの元のメールを読み込み、一般的なテンプレートではなく、あなたが書いたかのように聞こえるフォローアップを作成します。
6f. すべての下書きをレビューのために提示します。 Saiがまとめて提示します：
「今週、6件の古いメールスレッドが見つかりました：
- 2件のHOT（3～5日）：Sarah Chen、David Kim
- 1件のWARM（8日）：Lisa Park
- 2件のCOOL（14～18日）：James Ng、Priya Patel
- 1件のCOLD（32日）：Michael Torres
下書きをお見せしましょうか？」
各下書きを個別にレビューします。承認、編集、またはスキップしてください。Saiはあなたが承認したものだけを、一日を通して間隔を空けて送信します（すべて一度に送信すると、自動化されているように見えるため）。
送信間隔。 Saiは承認されたフォローアップを、一日を通して30～60分間隔で送信します。これにより、受信者に自動化を知らせる「午前9時1分に8件のフォローアップを送信」というパターンを防ぎます。送信間隔は、「午前9時から午後2時の間に、少なくとも45分間隔でフォローアップを送信する」のように設定できます。
ステップ7 — 定期的なスケジュールを設定する（オプション）
最大限の自動化のために、Saiにこれらのワークフローをスケジュールに基づいて実行するように設定してください：
「毎週平日の午後7時に、翌日の外部会議の事前ブリーフを生成します。毎週月曜日の午前9時に、古いメールをスキャンしてフォローアップを作成します。外部会議のたびに、メモを促し、フォローアップを作成します。」
これにより、3つの定期的な自動化が作成されます：
- 毎日（午後7時）： 翌日の会議前インテリジェンスブリーフ
- 毎週（月曜日午前9時）： 古いメールの検出とフォローアップの作成
- イベントトリガー： 各外部会議後の会議後フォローアッププロンプト
タイミング、頻度、トリガーはいつでも調整できます。Saiに「古いメールのスキャンを毎週水曜日に変更して」または「ブリーフを午後7時ではなく午前8時に生成して」と伝えるだけで、スケジュールが更新されます。
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