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レコードが古くなるのは、営業担当者が不注意だからではありません。最新の状態に保つという作業が、会社で最も高給な人材である営業担当者の「データ入力」という雑務になっているからです。その部分をSaiが代行します。
ルールを一度設定すれば、あとはSaiが毎週、指示を待たずに残りの3ステップを実行します。
必須フィールド、重複の基準、レコードが古くなったとみなすタイミングを設定します。
Saiは人間と同じようにCRMを開き、設定されたルールに基づいてすべてのレコードをチェックします。
統合や更新の提案がレビューリストとして届きます。承認されるまで、データは書き換えられません。
同じプロセスがスケジュール通りに繰り返されるため、CRMが再び乱れることはありません。
CRMに必要なのは、新たな必須フィールドではありません。メンテナンスを代行する存在です。
Saiは完全一致および類似の重複レコードを特定し、不一致があるフィールドを提示します。マージは承認したもののみ実行されるため、取り返しのつかないCRMのミスを防ぐことができます。
空のフィールドは、Saiが値を検証し、その根拠となるページを表示できる場合にのみ補完されます。確証が得られないものは推測せず、空欄のままにします。
Saiはログイン中のブラウザセッション内で直接動作するため、社内専用CRMや高度にカスタマイズされた環境、あるいは公開APIのない古いシステムでも利用可能です。
すべての変更は、現在の値と並べて提案として表示されます。Saiはレコードを削除したり、値が既に入力されているフィールドを上書きしたりすることはありません。不一致がある場合はフラグを立てて通知します。
CRMデータ管理とは、CRM内のレコードを正確かつ完全な状態に保ち、重複を排除し続ける継続的な作業です。各企業や担当者が一度だけ登録されていること、チームが必要とするフィールドが埋まっていること、終了または休眠中のレコードがアーカイブされていること、そして直近の会話内容が記録されていることを確認します。これは通常、ガバナンスの問題としてプロジェクト的に扱われますが、何度も問題が再発するのは、それがプロジェクトではなく「維持管理」だからです。維持管理は、繰り返し実行されて初めて効果を発揮します。
一般的な診断では「導入率の低さ」が原因とされ、対策としてトレーニングや必須項目の設定、コンプライアンス状況の可視化が行われます。しかし、これらはすべて同じ作業を同じ人々に押し付けるだけです。長引いた商談の直後に10分間のデータ入力を求めることは、次の商談を優先させるべき営業担当者にとって、最も価値の低い作業を強いることになります。これは不注意の問題ではなく、会社で最も高価な時間をデータ入力に費やすという構造上の問題です。つまり、CRMが汚れるのは個人の規律の問題ではなく、誰がその作業を担うべきかという問題なのです。解決策は入力を速くすることではなく、人に頼るのをやめることです。
CRMのクリーンアップが停滞するのは、意欲の問題ではなくアクセスの問題であることが多いです。社内構築のシステムや、大幅にカスタマイズされたCRM、あるいは公開APIのない古いシステムでは、既存の自動化ツールがレコードにアクセスできず、結局手作業に戻ってしまいます。Saiはログイン中のブラウザセッション内で実際のブラウザを操作し、人間と同じようにレコードを開いてフィールドを更新します。統合のための特別な設定は一切不要です。
多くのチームが一度はクリーンアップを経験しますが、1〜2ヶ月後には元の状態に戻ってしまいます。レコードは常に劣化し続ける一方で、クリーンアップは時折しか行われないからです。毎週同じ作業を繰り返すことで、問題の性質が変わります。重複は9つに増える前に2つの段階で検知され、古いレコードは放置される前に表面化し、確認リストは常に短く保たれるため、実際に目を通すことが可能になります。これこそがプロジェクトと維持管理の違いであり、最初の一回よりも、百回目の実行こそが重要である理由です。
Free your hands from the computer.
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