Cette section explique précisément comment configurer Sai pour une automatisation complète du cycle de vie des réunions — de la connexion de vos outils à l'exécution de votre première boucle automatisée de planification + préparation + suivi. Chaque étape inclut ce qu'il faut dire à Sai, ce qui se passe en coulisses, et ce que vous devez examiner avant d'approuver.
Étape 1 — Connecter Google Agenda et Gmail
Avant que Sai ne puisse planifier des réunions ou rédiger des e-mails, il a besoin d'accéder à votre agenda et à votre boîte de réception. Ouvrez Sai et tapez :
"Connecter mon Google Agenda et Gmail"
Sai vous invitera à autoriser les deux services. Vous verrez deux demandes d'approbation distinctes :
- Google Agenda — permet à Sai de lire vos événements, de vérifier les disponibilités et de créer de nouvelles entrées de calendrier
- Gmail (lecture + écriture) — permet à Sai de rechercher dans votre dossier d'éléments envoyés, de lire les fils de discussion, de rédiger des messages et d'envoyer des e-mails après votre approbation
Les deux autorisations utilisent OAuth, ce qui signifie que Sai ne voit jamais votre mot de passe Google. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google.
Important : Accordez à Gmail un accès en écriture, pas seulement en lecture. Sai a besoin d'un accès en écriture pour envoyer des e-mails de planification, des suivis et des relances de fils de discussion inactifs. Si vous n'accordez qu'un accès en lecture seule, Sai pourra toujours générer des résumés de réunion et rédiger des e-mails — mais vous devrez les copier-coller et les envoyer manuellement.
Étape 2 — Définissez vos préférences de planification
Sai applique un ensemble de règles de planification chaque fois qu'il propose des heures de réunion. Les règles par défaut conviennent à la plupart des professionnels, mais vous pouvez les personnaliser. Dites à Sai :
"Définissez mes préférences de planification : heures de bureau de 9h à 18h heure du Pacifique, tampon de 15 minutes entre les réunions, préférence pour le mardi au jeudi, pas de réunions avant 10h ou après 16h sauf indication contraire"
Sai les enregistre comme règles persistantes. Voici ce que chaque règle contrôle :
Heures de bureau (9h-18h). Sai ne proposera jamais d'heure en dehors de cette plage, sauf si vous dites explicitement "planifier un appel tôt le matin" ou "trouver une heure après 18h".
Temps tampon (15 minutes). Si vous avez une réunion se terminant à 11h00, la prochaine réunion que Sai proposera au plus tôt sera à 11h15. Cela évite la fatigue des réunions consécutives et vous donne du temps de transition. Vous pouvez définir cette durée à 0, 10, 15 ou 30 minutes.
Jours préférés (mardi-jeudi). Lorsque plusieurs créneaux sont disponibles, Sai classe le mardi au jeudi plus haut que le lundi ou le vendredi. Les lundis matins sont souvent consacrés à la planification, et les vendredis après-midi ont le taux d'absentéisme le plus élevé. Sai propose toujours le lundi/vendredi si ce sont les seules options.
Heures de pointe (10h-16h). Sai considère la plage 10h-16h comme la fenêtre optimale pour les réunions externes — suffisamment d'énergie pour des conversations productives, et suffisamment tard pour que les deux côtes des États-Unis soient en heures de bureau. Les créneaux tôt le matin et tard l'après-midi sont réservés au travail de concentration, sauf annulation.
Durées des types de réunion. Sai applique des durées par défaut basées sur les mots-clés du type de réunion :
- "intro" ou "café-rencontre" = 30 minutes
- "démo" ou "présentation" = 60 minutes
- "point" ou "synchronisation" = 30 minutes
- "examen de proposition" ou "analyse approfondie" = 45 minutes
- "session stratégique" ou "atelier" = 90 minutes
Vous pouvez modifier n'importe laquelle de ces durées. Dites à Sai : "Mes démos durent 45 minutes, pas 60" et la règle sera mise à jour de manière permanente.
Étape 3 — Planifiez votre première réunion
Testez maintenant le processus complet de planification. Dites à Sai :
"Planifiez un appel d'introduction de 30 minutes avec Sarah Chen (sarah@acmecorp.com) mardi ou mercredi prochain"
Voici exactement ce qui se passe :
3a. Sai analyse la demande. Il identifie :
- Contact : Sarah Chen, sarah@acmecorp.com
- Type de réunion : introduction (30 minutes)
- Période : mardi ou mercredi prochain
- Contraintes : vos préférences enregistrées (heures de bureau, marges, heures de pointe)
3b. Sai vérifie votre Google Agenda. Il récupère tous les événements pour mardi et mercredi prochains, identifie les plages horaires bloquées, applique la règle du tampon de 15 minutes et génère une liste de créneaux de 30 minutes disponibles.
3c. Sai classe et sélectionne 3 options. Parmi tous les créneaux disponibles, Sai choisit les trois ayant la plus forte probabilité d'être acceptés. La logique de classement :
- Le milieu de matinée (10h-11h30) et le début d'après-midi (13h30-15h) sont les mieux classés
- Les créneaux juste après le déjeuner (12h30-13h30) sont moins bien classés
- Les créneaux en début ou fin de journée (9h, 17h) sont les moins bien classés
- Les créneaux du mardi sont légèrement mieux classés que ceux du mercredi (plus tôt dans la semaine = plus grand engagement)
3d. Sai rédige l'e-mail de prise de rendez-vous. Vous voyez un aperçu :
Objet : Appel de présentation — Sai x Acme Corp
Bonjour Sarah,
Ravi d'avoir pu échanger avec vous. Est-ce que l'un de ces créneaux vous conviendrait pour un rapide appel de présentation ?
- Mardi 13 mai, 10h00 - 10h30 PT
- Mardi 13 mai, 14h00 - 14h30 PT
- Mercredi 14 mai, 11h00 - 11h30 PT
Faites-moi savoir ce qui vous convient le mieux, ou proposez une alternative. Je suis flexible !
Cordialement, [Your name]
3e. Vous examinez et approuvez. Sai n'enverra pas l'e-mail tant que vous ne l'aurez pas explicitement approuvé. Vous pouvez :
- Approuver tel quel
- Modifier le texte de l'e-mail (ajuster le ton, ajouter du contexte, modifier l'objet)
- Modifier un créneau horaire ("remplacer l'option du mercredi par le jeudi à 15h")
- Annuler entièrement
3f. Sai envoie et surveille. Une fois approuvé, Sai envoie l'e-mail via Gmail. Il surveille ensuite votre boîte de réception pour la réponse de Sarah. Lorsqu'elle confirme une heure, Sai :
- Crée un événement Google Agenda avec les deux participants
- Ajoute un lien Google Meet ou Zoom (selon votre outil de conférence par défaut)
- Envoie une invitation de calendrier à Sarah
- Vous notifie : "Réunion confirmée : Présentation avec Sarah Chen, mardi 13 mai à 10h00 PT"
Si Sarah répond en proposant une heure différente, Sai vérifie votre disponibilité pour ce créneau et confirme automatiquement (si vous êtes libre) ou vous demande d'approuver la nouvelle heure.
Étape 4 — Activer les synthèses d'information pré-réunion automatisées
C'est là que Sai va au-delà de la planification pour la préparation des réunions. Dites à Sai :
"Avant chaque réunion avec un participant externe, génère une synthèse pré-réunion la veille au soir"
Sai exécutera désormais ce flux de travail automatiquement pour chaque réunion éligible :
4a. Identifier les réunions nécessitant une préparation. Chaque soir à l'heure que vous spécifiez (par défaut : 19h), Sai scanne votre Google Agenda pour les réunions du lendemain. Il filtre les participants externes — toute personne dont le domaine d'e-mail ne correspond pas à celui de votre entreprise. Les stand-ups internes, les synchronisations d'équipe et les entretiens individuels avec les collègues sont exclus.
4b. Rechercher chaque participant sur LinkedIn. Pour chaque participant externe, Sai ouvre un navigateur sur son bureau cloud et navigue vers LinkedIn. Il recherche le participant par nom et par entreprise, puis capture :
- Titre et entreprise actuels
- Time in current role
- Previous positions (last 2-3)
- Recent LinkedIn posts or articles (last 30 days)
- Mutual connections
- Education and certifications (if relevant to your industry)
This is browser automation — Sai navigates LinkedIn the same way you would. It reads publicly available profile information. It does not use the LinkedIn API or require your LinkedIn credentials.
4c. Pull email history from Gmail. Sai searches your Gmail for all threads involving the attendee's email address. It extracts:
- Date of first contact
- Date of most recent message
- Key discussion topics across the thread
- Any open commitments or questions that were never answered
- Attachments sent (proposals, decks, docs)
4d. Scan Google News for company updates. Sai searches Google News for the attendee's company name, filtered to the last 30 days. It looks for:
- Funding announcements
- Product launches or major updates
- Leadership changes (new CEO, VP hires)
- Earnings reports or revenue milestones
- Acquisitions or partnerships
- Layoffs or restructuring (flagged as a sensitive topic)
4e. Compile the intelligence brief. Sai assembles everything into a structured document and delivers it to you. The brief includes:
- Attendee profile summary (title, tenure, background)
- Relationship timeline (first contact, last contact, total interactions)
- Email thread summary with open items
- Recent company news with source links
- 3-5 suggested talking points tailored to the attendee's role and your relationship history
- Warning flags (unanswered emails, recent company layoffs, long silence periods)
4f. Delivery. You receive the brief in Sai's chat interface. You can also configure delivery via email or Slack. For a day with 4 external meetings, you receive 4 separate briefs — each taking Sai 2-3 minutes to generate, versus 15-30 minutes each if you did the research manually.
Customization options:
- "Only generate briefs for meetings longer than 30 minutes" — skips quick check-ins
- "Skip briefs for contacts I have met more than 5 times" — focuses prep on newer relationships
- "Include CRM notes if available" — Sai can pull deal stage and notes from your CRM via browser automation
- "Generate briefs 2 hours before the meeting instead of the evening before" — for same-day prep
Step 5 — Configure Post-Meeting Follow-Up Automation
After each meeting, Sai can draft a follow-up email immediately — while the conversation is fresh. Tell Sai:
"After every external meeting, ask me for key takeaways and then draft a follow-up email"
Here is the post-meeting workflow:
5a. Sai prompts you after the meeting ends. Within 15 minutes of a meeting's scheduled end time, Sai sends you a message:
"Your meeting with Sarah Chen just ended. Want me to draft a follow-up? Share a few bullet points on what you discussed, or say 'use calendar context' and I will infer from the meeting description and email history."
5b. You provide brief notes. You can be as minimal or detailed as you want:
"Discussed their Q3 eval timeline, they want a demo for their eng lead, I need to send the GitHub+Slack workflow recording, she'll share their security checklist"
5c. Sai drafts the follow-up email. Using your notes, the meeting context (title, attendees, duration), and your email history with the attendee, Sai generates:
Subject: Re: Intro Call — Next Steps
Hi Sarah,
Thanks for the great conversation today. Here is a quick summary and next steps:
Key Discussion Points:
- Your team is evaluating workflow automation tools for Q3 deployment
- Primary pain points: manual standup reports and CI/CD monitoring gaps
- Interest in seeing the GitHub + Slack integration in action
Action Items:
- [Our team] Send demo recording focused on GitHub + Slack workflow (by Thursday May 15)
- [Sarah] Share internal security requirements checklist
- [Both] Schedule a 45-minute demo for your engineering lead (targeting week of May 19)
I will send the recording over by Thursday. Let me know if anything else comes to mind!
Best, [Your name]
5d. You review and approve. Edit anything — add a personal note, adjust the tone, remove sensitive details, modify action items. Sai sends only after your explicit approval.
5e. Sai creates follow-up tasks. After sending the follow-up, Sai optionally:
- Creates a calendar reminder for your own action items (e.g., "Send Sarah the demo recording" on Thursday)
- Adds the thread to stale email detection — if Sarah does not reply within 5 days, Sai drafts a gentle check-in
Tone matching. Sai reads your original email thread with the attendee and mirrors your writing style. If your outreach was formal ("Dear Sarah, I hope this finds you well"), the follow-up maintains that register. If your original tone was casual ("Hey Sarah!"), the follow-up matches. This prevents the jarring tonal shift that makes AI-generated emails obvious.
Step 6 — Activate Stale Email Detection and Auto Follow-Up
This is the workflow that catches revenue and relationships that would otherwise slip through the cracks. Tell Sai:
"Every Monday morning, scan my sent folder for emails from the past 45 days that never got a reply. Draft follow-ups for each one."
Here is what Sai does every Monday:
6a. Scan sent folder. Sai reads your Gmail sent folder for the past 45 days. For each sent email, it checks whether the recipient ever replied in that thread.
6b. Filter out noise. Sai automatically excludes:
- Internal emails (same company domain)
- Newsletters and marketing emails
- Auto-replies and out-of-office responses
- Threads where you sent the last message as a "thank you" or closing statement (no reply expected)
- Contacts you have already met with since the email was sent (checked against calendar)
6c. Categorize by urgency. Each stale thread is classified:
- HOT (3-5 days): Recent enough for a casual bump. Draft is short and light: "Wanted to make sure this landed — any thoughts?"
- WARM (5-10 days): Needs added value to justify the follow-up. Draft includes a new angle, a relevant resource, or a reference to a recent event: "Saw Acme announced the Series B — congrats! Circling back on our earlier conversation..."
- COOL (10-21 days): Requires a topic redirect. Draft asks a new question or proposes a different approach: "Quick question on a related topic — have you evaluated X for your Q3 rollout?"
- COLD (21-45 days): Last-chance follow-up. Draft is a break-up style message that leaves the door open: "Totally understand if the timing is not right. If this becomes relevant down the road, I am here."
- DEAD (45+ days): Archived. No follow-up drafted.
6d. Cross-reference calendar context. For each stale thread, Sai checks your Google Calendar:
- Did you meet this person recently? If yes, reference the meeting: "Great chatting last Thursday — following up on the items we discussed."
- Is a meeting scheduled soon? If yes, skip the follow-up — the upcoming meeting will cover it.
- Le contact a-t-il assisté à un webinaire ou à un événement que vous avez organisé ? Si oui, mentionnez-le comme un point de contact naturel.
6e. Rédiger des suivis personnalisés. Chaque brouillon est adapté au contenu du fil de discussion original, au niveau d'urgence et à tout contexte de calendrier. Sai lit votre e-mail original et rédige un suivi qui semble avoir été écrit par vous — et non un modèle générique.
6f. Présenter tous les brouillons pour révision. Sai livre le lot :
« J'ai trouvé 6 fils de discussion d'e-mails inactifs cette semaine :
- 2 URGENTS (3-5 jours) : Sarah Chen, David Kim
- 1 TIÈDE (8 jours) : Lisa Park
- 2 FROIDS (14-18 jours) : James Ng, Priya Patel
- 1 GLACIAL (32 jours) : Michael Torres
Voulez-vous que je vous montre les brouillons ? »
Vous examinez chaque brouillon individuellement. Approuvez, modifiez ou ignorez. Sai n'envoie que ceux que vous approuvez, en les espaçant tout au long de la journée (pas tous en même temps, ce qui semblerait automatisé).
Cadence d'envoi. Sai espace les suivis approuvés à des intervalles de 30 à 60 minutes tout au long de la journée. Cela évite le schéma « 8 suivis envoyés à 9h01 » qui signale une automatisation aux destinataires. Vous pouvez configurer la cadence : « Envoyer les suivis entre 9h et 14h, espacés d'au moins 45 minutes. »
Étape 7 — Configurer des plannings récurrents (Facultatif)
Pour une automatisation maximale, configurez Sai pour exécuter ces flux de travail selon un calendrier :
« Chaque soir de semaine à 19h, générer des notes préparatoires pour les réunions externes de demain. Chaque lundi à 9h, rechercher les e-mails inactifs et rédiger des suivis. Après chaque réunion externe, me demander des notes et rédiger un suivi. »
Cela crée trois automatisations récurrentes :
- Quotidien (19h) : Notes d'information pré-réunion pour le lendemain
- Hebdomadaire (Lundi 9h) : Détection d'e-mails inactifs et rédaction de relances
- Déclenché par événement : Suggestions de relance post-réunion après chaque réunion externe
Vous pouvez ajuster le calendrier, la fréquence et les déclencheurs à tout moment. Dites à Sai « changer les analyses d'e-mails inactifs au mercredi » ou « générer les notes à 8h au lieu de 19h » et le calendrier se met à jour.
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