Hoppla! Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen.
Die meisten Belegscanner-Apps lösen die Hälfte des Problems.
Sie scannen den Beleg. Sie extrahieren den Anbieter, das Datum und den Betrag. Manche kategorisieren die Ausgaben sogar automatisch. Doch was dann? Sie müssen immer noch jeden Eintrag überprüfen, mit Ihrem Kontoauszug abgleichen und das Ganze irgendwie in die organisierte Tabelle umwandeln, die Ihr Buchhalter tatsächlich benötigt.
Wir haben 10 Belegscanner- und Organisationstools getestet, um herauszufinden, welche den gesamten Workflow abdecken – vom Fotografieren bis zur Bereitstellung eines steuerfertigen Spesenberichts. Im Folgenden erfahren Sie, was funktioniert hat, was nicht, und welches Tool für welchen Benutzertyp geeignet ist.
Wir haben jedes Tool mit demselben Satz von 50 Belegen getestet: einer Mischung aus Restaurantbesuchen, SaaS-Abonnements, Uber-Fahrten, Büromaterial von Amazon, Tankfüllungen und einigen handschriftlichen Belegen von einem lokalen Markt. Wir haben gemessen:
Am besten geeignet für: Jeden, der den gesamten Workflow vom Beleg bis zur Tabelle automatisieren möchte
Sai ist keine Belegscanner-App – es ist ein KI-Agent, der auf Ihrem Computer (oder Cloud-Desktop) läuft und den gesamten Workflow automatisiert. Laden Sie einen Stapel Belegfotos und PDFs hoch, geben Sie eine einzeilige Anweisung, und Sai liefert ein fertiges Google Sheet mit kategorisierten Ausgaben, Kennzeichnungen für Steuerabzüge, monatlichen Summen und einem Tab für markierte Elemente bei Unklarheiten.
Was Sai von jedem anderen Tool auf dieser Liste unterscheidet: Es extrahiert nicht nur Daten von Belegen. Es organisiert, kategorisiert, berechnet und liefert das fertige Ergebnis. Sie überprüfen nicht 50 einzelne Scans – Sie überprüfen eine fertige Tabelle.
Hauptmerkmale:
Einschränkungen: Erfordert das Hochladen von Dateien zu Sai (keine mobile-first Scan-Erfahrung). Am besten für die Stapelverarbeitung geeignet, nicht für das Scannen einzelner Belege an der Kasse.
Preise: Kostenloser Tarif verfügbar. Premium-Tarife für höheres Volumen.
Am besten geeignet für: Teams, die Spesenabrechnungen und Erstattungsworkflows benötigen
Expensify ist der bekannteste Name im Bereich Geschäftsspesenmanagement, mit über 15 Millionen Mitgliedern und mehr als 4.200 Fünf-Sterne-Bewertungen. Die SmartScan-Funktion fotografiert einen Beleg und liefert die extrahierten Daten innerhalb von Sekunden zurück.
Wo Expensify wirklich glänzt, ist der Workflow nach dem Scan: Mitarbeiter reichen Spesenabrechnungen ein, Manager genehmigen sie, und Erstattungen werden bearbeitet – alles innerhalb derselben Plattform. Wenn Ihr Unternehmen eine Reiserichtlinie hat, kann Expensify automatisch nicht richtlinienkonforme Ausgaben kennzeichnen.
Hauptmerkmale:
Einschränkungen: Entwickelt für die Spesenabrechnung von Mitarbeitern, nicht für die Belegorganisation von Freiberuflern. Der kostenlose Tarif ist begrenzt. Überdimensioniert für Einzelnutzer.
Preise: Kostenlos für Einzelpersonen mit Basisfunktionen. Collect-Plan für 5 $/Benutzer/Monat. Control-Plan für 9 $/Benutzer/Monat.
Am besten geeignet für: Personen mit einem physischen Rückstand an Papierbelegen
Shoeboxed bietet eine Funktion, die keine andere App hat: Sie können Ihre Belege physisch an sie senden. Sie schicken Ihnen einen vorfrankierten Umschlag, Sie füllen ihn mit Belegen, und ihr Team scannt und kategorisiert alles für Sie. Forbes kürte sie 2024 zur Nr. 1 unter den Belegverfolgungs-Apps.
Das ist wirklich nützlich, wenn Sie einen Schuhkarton voller alter Belege haben, die Sie bisher ignoriert haben. Es ist auch als mobile App für das Scannen in Echtzeit verfügbar, außerdem können Sie E-Mail-Belege an Ihr Shoeboxed-Konto weiterleiten.
Hauptmerkmale:
Einschränkungen: Die Bearbeitung per Post dauert mehrere Werktage. Monatliche Dokumentenlimits bei Tarifen der unteren Stufe. Die Postversandfunktion fügt einem digitalen Prozess physische Logistik hinzu.
Preise: Startup-Plan für 18 $/Monat (150 Dokumente). Professional für 36 $/Monat (500 Dokumente). Business für 54 $/Monat (1.000 Dokumente).
Am besten geeignet für: Buchhalter und Steuerberater, die mehrere Kunden betreuen
Dext ist für Buchhaltungsprofis konzipiert, nicht für Endnutzer. Wenn Sie einen Buchhalter oder Steuerberater haben, der Ihre Ausgaben verwaltet, ist Dext wahrscheinlich das, was er von Ihnen erwartet. Es beansprucht eine OCR-Genauigkeit von 99,9 % und synchronisiert direkt mit QuickBooks, Xero und Sage.
Der Workflow ist auf die Beziehung zwischen Buchhalter und Kunde zugeschnitten: Sie erfassen Belege, Dext verarbeitet sie, und Ihr Buchhalter sieht kategorisierte Ausgaben in seiner Buchhaltungssoftware, ohne dass Sie Tabellen hin- und herschicken müssen.
Hauptmerkmale:
Einschränkungen: Komplexer als für Einzelnutzer erforderlich. Benutzeroberfläche für Buchhaltungsprofis konzipiert. Die Preise sind höher als bei verbraucherorientierten Apps.
Preise: Beginnt bei 24 $/Monat für kleine Unternehmen. Enterprise-Preise verfügbar.
Am besten geeignet für: Kleinunternehmer, die ein unkompliziertes System wünschen
Neat ist seit über 20 Jahren im Bereich Belegmanagement tätig, mit über 2 Millionen Nutzern. Es bietet Verschlüsselung auf Bankniveau und konzentriert sich auf Einfachheit: scannen, kategorisieren, berichten. Keine komplexen Workflows, keine Teammanagement-Funktionen – nur eine saubere Belegorganisation.
Hauptmerkmale:
Einschränkungen: Weniger funktionsreich als die Konkurrenz. Kein Scannen per Post. Keine Funktionen für die Teamzusammenarbeit. Das jährliche Preismodell erfordert eine höhere Vorabinvestition.
Preise: Ca. 200 $/Jahr.
Am besten geeignet für: Entwickler und Unternehmen, die individuelle Beleg-Workflows erstellen
Veryfi ist primär eine API, keine Verbraucher-App. Es verarbeitet Belege, Rechnungen, W-2-Formulare und Kontoauszüge mit OCR – und die gesamte Verarbeitung erfolgt auf dem Gerät, was bedeutet, dass Ihre Belegdaten niemals externe Server erreichen.
Wenn Sie ein individuelles Spesenverfolgungssystem entwickeln oder das Scannen von Belegen in eine bestehende Anwendung integrieren müssen, ist Veryfi die OCR-Engine, die Sie in Betracht ziehen sollten. Forbes bewertete es als den genauesten Belegscanner in ihrem Testbericht 2024.
Hauptfunktionen:
Einschränkungen: Keine Verbraucher-App – erfordert Entwicklerintegration. Die Pay-per-Scan-Preisgestaltung kann bei hohem Volumen teuer werden. Keine integrierte Spesenabrechnung oder Kategorisierung.
Preise: Pay-per-Scan. Kostenloser Tarif mit begrenzten Scans. Volumenpreise verfügbar.
Am besten geeignet für: Freiberufler und Einzelpersonen, die eine kostenlose, datenschutzorientierte Option wünschen
Smart Receipts ist ein Open-Source-Beleg-Tracker mit über 500.000 Nutzern weltweit. Es ist eine der wenigen Beleg-Apps, die keine Kontoerstellung oder Speicherung Ihrer Daten auf fremden Servern erfordert.
Hauptfunktionen:
Einschränkungen: Keine Teamfunktionen. Keine Integrationen mit Buchhaltungssoftware. Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber nicht ausgefeilt. Begrenzter Kundensupport (Open-Source-Projekt).
Preise: Kostenlos mit optionalen Premium-Funktionen (4,99 $ einmalig oder Abonnement).
Am besten geeignet für: Freiberufler, die kostenlose Rechnungsstellung UND Belegscannen benötigen
Wave ist eine kostenlose Buchhaltungsplattform, die das Scannen von Belegen als Teil ihrer umfassenderen Suite beinhaltet. Wenn Sie Wave bereits für die Rechnungsstellung nutzen (oder eine kostenlose Rechnungsstellungslösung suchen), ist das Hinzufügen des Belegscannens nur einen Klick entfernt.
Für Freiberufler und Einzelunternehmer mit kleinem Budget ist Wave kaum zu schlagen: Sie erhalten Buchhaltung, Rechnungsstellung und Belegscannen ohne Abonnementgebühren. Sehen Sie, wie Wave in unserem Vergleich von Tools zur Rechnungsautomatisierung.
Hauptfunktionen:
Einschränkungen: Keine automatische OCR-Extraktion (gescannte Belege müssen manuell kategorisiert werden). Keine Verwaltung von Firmenkreditkarten. Keine Team-Spesen-Workflows. Finanziert sich über Zahlungsabwicklungsgebühren.
Preise: Kostenlos für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Belegscannen. Kostenpflichtige Add-ons für Lohnbuchhaltung und Zahlungsabwicklung.
Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die QuickBooks bereits für die Buchhaltung nutzen
QuickBooks Online ist kein Belegscanner – es ist eine vollständige Buchhaltungsplattform, die die Belegerfassung als eine von vielen Funktionen beinhaltet. Wenn Sie QuickBooks bereits nutzen, ist das Hinzufügen des Belegscannens nahtlos: Machen Sie ein Foto, QuickBooks gleicht es mit der entsprechenden Banktransaktion ab.
Hauptfunktionen:
Einschränkungen: Teuer im Vergleich zu dedizierten Belegscannern. Komplex für Benutzer, die nur eine Belegorganisation benötigen. Erfordert ein QuickBooks-Abonnement, das bei 30 $/Monat beginnt.
Preise: Simple Start für 30 $/Monat. Essentials für 60 $/Monat. Plus für 90 $/Monat.
Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits im Zoho-Ökosystem sind
Zoho Expense ist das Spesenmanagement-Modul in Zohos Business Suite. Wenn Ihr Unternehmen bereits Zoho CRM, Zoho Books oder Zoho Projects nutzt, schafft das Hinzufügen von Zoho Expense einen nahtlosen Datenfluss zwischen Vertrieb, Projekten und Spesenverfolgung.
Hauptfunktionen:
Einschränkungen: Bester Wert innerhalb des Zoho-Ökosystems – weniger überzeugend als Standalone-Lösung. Die Benutzeroberfläche kann überladen wirken. Die Bewertungen der mobilen App sind gemischt.
Preise: Kostenlos für bis zu 3 Benutzer. Standard für 3 $/Benutzer/Monat. Premium für 5 $/Benutzer/Monat.
Weniger als 20 Belege pro Monat? Ein kostenloses Tool (Smart Receipts, Wave) ist ausreichend. Mehr als 50 pro Monat? Investieren Sie in OCR-Automatisierung. Mehr als 200 oder haben Sie einen Rückstand aufzuarbeiten? Nutzen Sie einen KI-Agenten oder den Einsende-Service von Shoeboxed.
Wenn Sie Spesenabrechnungen für die Erstattung benötigen, ist Expensify dafür maßgeschneidert. Wenn Sie kategorisierte Daten für Ihren Buchhalter benötigen, synchronisiert sich Dext direkt mit der Buchhaltungssoftware. Wenn Sie eine fertige Google-Tabelle mit den Summen der Steuerabzüge benötigen, liefert Sai genau diese Ausgabe.
Nutzen Sie bereits QuickBooks? Verwenden Sie den integrierten Scanner. Nutzen Sie bereits Zoho? Verwenden Sie Zoho Expense. Nutzen Sie noch nichts? Beginnen Sie mit Wave (kostenlos) oder Sai (Automatisierung).
Scannen ist der erste Schritt. Die Frage ist: Was benötigen Sie am Ende wirklich? Wenn die Antwort lautet: „Eine übersichtliche Tabelle, die mein Buchhalter verwenden kann“, beginnen Sie mit der gewünschten Ausgabe und arbeiten Sie rückwärts. Das unterscheidet einen Organizer von einem Scanner.