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每个项目都有相同的瓶颈：没有人知道现在正在做什么。
看板在大约五分钟内修复了这个问题。它是一个可视系统，任务在列中移动，通常是 “待做”、“进行中” 和 “完成”，因此团队中的每个人都可以一目了然地看到状态。没有状态会议。没有 “只办理登机手续” 的消息。自上周二以来没有更新过的电子表格。
这个概念来自丰田在20世纪40年代的制造车间。大野太一使用实体卡（看板在日语中字面意思是 “招牌”）在零件需要补给时发出信号。软件团队在2000年代采用了它，现在它负责从营销活动到招聘渠道再到个人待办事项清单的所有工作。
看板与常规任务列表的不同之处在于：它显示流程。你不仅看到需要发生什么，还能看到工作停滞的地方。如果您的 “进行中” 栏有十二张牌，而 “完成” 有两张牌，则有问题，您可以立即看到。
事实是：大多数人手动创建看板板，花 30 分钟拖动卡片，然后在一周内因为维护乏味而放弃它们。有更好的方法。本指南涵盖了三种方法，从手动设置到完全的人工智能自动化。
在实现任何自动化之前，你需要了解看板在结构层面是如何工作的。这些是您的 AI 代理稍后将在几秒钟内重复的步骤。
第 1 步：定义工作流程列
每个看板都以代表工作阶段的列开头。最常见的设置：
选择最接近您的工作流程的那个。以后可以随时添加或重命名列。
第 2 步：将工作分成卡片
每项任务都变成一张卡片。一张好的看板卡包括：
一个常见的错误：把牌弄得太大。“重新设计网站” 是一个项目，不是一项任务。把它分成卡片，比如 “线框主页”、“写英雄副本”、“选择调色板”。
步骤 3：设置 WIP 限制
WIP 代表 “工作进行中”。这是一列中一次允许的最大牌张数。
为什么这很重要：如果没有 WIP 限制，人们开始做五件事却没有完成。在 “进行中” 列中，典型的WIP限制是每人3—5张牌。如果专栏已满，你必须先完成一些工作，然后才能开始新作品。
这是大多数团队跳过的最重要的看板练习，然后想知道为什么他们的看板不起作用。
第 4 步：添加泳道（可选）
泳道是水平行，按类别划分您的棋盘。例如：
Swimlanes 可防止 50 张牌的纸板变成一面装满便签的难以读懂的便签墙。
第 5 步：移动卡牌并每周回顾
只有当你使用这个主板时，它才会起作用。随着工作的进展，在各列之间移动卡片。进行每周回顾（最多 15 分钟），以：
如果你想要一个无需从头开始构建的数字看板板，这些工具可以让你最快地实现目标：
Trello 是最受欢迎的看板工具是有原因的：它很简单。创建图板，添加列表（您的列），然后开始拖动卡片。
最适合: 小团队、自由职业者、个人项目管理。
Notion 的数据库视图允许你从任何表格创建看板。
/board 插入主板视图最适合: 想要将看板 + 文档 + wiki 合而为一的团队。
您可以使用条件格式和数据验证在 Google 表格中构建功能性看板板。
=COUNTA (A2: A100) 计算每列任务的公式最适合: 团队已经生活在谷歌工作空间中，学习曲线为零。
Jira 的看板内置了 WIP 限制、报告和冲刺集成。
最适合：需要报告和集成的软件工程团队。
突出
Excel 可以完成 Google 表格所做的一切，还有一些额外的技巧：
最适合：企业团队已锁定微软 365。
手动设置有效。像 Trello 和 Notion 这样的工具让它变得更容易。但是，两种方法都无法解决以下问题：初始设置税。
你有一个项目启动会议上的 40 个任务的清单。或者是一个充满动作项目的 Slack 话题。或者是带有项目简介的 Google 文档，需要将其分解为工作流。将原始输入转换为结构化、颜色编码、正确分类的看板需要花费 30—60 分钟的拖放繁琐工作。
人工智能计算机代理完全消除了这一步骤。
Sai 是一款由 Simular 开发的人工智能计算机代理。你可以给它一个任务清单、项目简介，甚至是粗略的头脑风暴，它会在 Google 表格中生成一个完整的看板，里面有栏目、按颜色编码的优先级、受让人、WIP 限制和仪表板。
以下是幕后发生的事情：
第 1 步：解析或生成任务。 向 Sai 提供粘贴的任务列表、项目描述或只是一个用例（“产品发布营销活动”）。Sai 将其分解为单个任务，从 “紧急” 或 “很高兴拥有” 等语言中检测隐含的优先级，从 @mentions 中挑选受托人，并确定截止日期。
第 2 步：选择看板模板。 Sai 支持六种预建模板：
第 3 步：在 Google 表格中创建图板。 Sai 创建了一个新的电子表格，将所有任务写入正确的列，应用颜色编码（红色代表高，黄色代表中，绿色代表低优先级），设置条件格式，添加边框，冻结标题行，自动调整列大小。
第 4 步：添加仪表板。 第二张表跟踪每列的任务数、WIP 合规性（如果有任何列超过限制，则标记）和总体完成百分比。这是 “经理视图” ——您无需滚动浏览各个卡片即可看到项目运行状况。
第 5 步：分享和链接。 Sai 返回了 Google 表格链接。该图板可以立即使用，而且由于它存在于 Google 表格中，因此您的团队可以协作对其进行编辑，无需额外的学习工具。
为什么 Google 表格而不是 Trello？
一个合理的问题。Sai 之所以使用 Google 表格，是因为：
对于想要在不向堆栈中添加其他工具的情况下简化看板的团队来说，由 Sai 创建的 Google 表格板是最快的路径。
以下是适用于不同团队的五个即用型看板示例。每张都显示了列结构、样本卡以及人工智能代理如何生成列结构、样本卡。
示例 1：软件开发冲刺板
何时使用: 工程团队进行为期 1-2 周的冲刺。WIP 对 “进行中” 和 “代码审查” 的限制阻止了上下文切换。
示例 2：营销活动板
何时使用：内容和营销团队跟踪从构思到出版的活动。“审查” 列充当质量门户。
示例 3：个人生产力板
何时使用: 个人贡献者或自由职业者。简单点——三列，严格的 WIP 限制为 3，每周日晚上审查。
示例 4：雇用管道委员会
何时使用: 招募团队。每张牌都是候选牌，不是任务。泳道可以按角色分开。“已拒绝” 列保留合规记录。
示例 5：内容日历板
何时使用：内容团队在一个视图中管理博客、社交、电子邮件和视频。带有日期的 “预定” 列用作发布日历。
