1.칸반 보드를 수동으로 생성하세요 (모든 도구)
자동화하기 전에 칸반 보드가 구조적 수준에서 어떻게 작동하는지 이해해야 합니다.AI 에이전트가 나중에 몇 초 만에 반복할 단계는 다음과 같습니다.
1단계: 워크플로 열 정의
모든 칸반 보드는 작업 단계를 나타내는 열로 시작합니다.가장 일반적인 설정은 다음과 같습니다.
| Board Type |
Columns |
Best For |
| Basic |
To Do → In Progress → Done |
Personal tasks, small teams |
| Software Dev |
Backlog → To Do → In Progress → Code Review → QA → Done |
Engineering sprints |
| Marketing |
Ideas → Planning → Creating → Review → Published |
Content teams |
| Content Calendar |
Ideation → Writing → Editing → Scheduled → Published |
Blog and social media |
| Hiring Pipeline |
Applied → Phone Screen → Interview → Offer → Hired |
Recruiting teams |
| Sales Pipeline |
Lead → Qualified → Proposal → Negotiation → Closed/Won |
Sales teams |
워크플로우에 가장 가까운 것을 선택하세요.나중에 언제든지 열을 추가하거나 이름을 변경할 수 있습니다.
2단계: 업무를 카드로 나누기
각 과제는 카드가 됩니다.좋은 칸반 카드에는 다음이 포함됩니다.
- 타이틀: 해야 할 일 (“Q3 블로그 게시물 작성”, “로그인 버그 수정”)
- 양수인: 누가 소유합니까?
- 우선순위: 높음, 중간 또는 낮음
- 마감일: 완성이 필요한 경우
- 설명: 다른 사람이 이해할 수 있을 만큼 충분한 맥락
흔히 저지르는 실수는 카드를 너무 크게 만드는 것입니다.“웹사이트 재설계”는 과제가 아니라 프로젝트입니다.“와이어프레임 홈페이지”, “히어로 카피 쓰기”, “색상 팔레트 선택”과 같은 카드로 나누세요.
3단계: WIP 한도 설정
WIP는 작업 진행의 약자입니다.컬럼에 한 번에 허용할 수 있는 최대 카드 수입니다.
이것이 중요한 이유: WIP 제한이 없으면 사람들은 다섯 가지 일을 시작하고 아무것도 끝내지 못합니다.일반적인 WIP 한도는 “진행 중” 항목의 1인당 3~5장입니다.칼럼이 가득 차면 새 작업을 시작하기 전에 작업을 완료해야 합니다.
이것은 대부분의 팀이 간과하는 가장 중요한 칸반 프랙티스로, 왜 보드가 제대로 작동하지 않는지 궁금해합니다.
4단계: 스윔레인 추가 (선택 사항)
스윔레인은 보드를 카테고리별로 나누는 수평 행입니다.예를 들면 다음과 같습니다.
- 팀별: 디자인 | 엔지니어링 | 마케팅 (각각 고유한 행이 있음)
- 우선 순위별: 긴급 | 보통 | 낮은 우선순위
- 프로젝트별: 웹사이트 재설계 | 모바일 앱 | API 통합
스윔레인은 50장짜리 보드가 읽을 수 없는 스티커 메모로 변하는 것을 방지합니다.
5단계: 카드 이동 및 주간 검토
보드는 사용하는 경우에만 작동합니다.작업이 진행됨에 따라 카드를 열 간에 옮기세요.주간 검토 (최대 15분) 를 진행하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- “완료”에서 완성된 카드 지우기
- 며칠 이상 “진행 중”에 멈춰 있는 카드가 있는지 확인하세요.
- 새 작업을 “할 일”에서 “진행 중”으로 끌어오기 (WIP 제한 적용)
- 완성된 카드는 매월 보관하여 보드를 깨끗하게 유지합니다.
2.인기 있는 도구를 사용하여 칸반 보드를 만드세요
처음부터 새로 만들지 않고도 디지털 칸반 보드를 만들고 싶다면 다음 도구를 사용하면 가장 빠르게 사용할 수 있습니다.
트렐로
Trello가 가장 인기 있는 칸반 도구인 데에는 이유가 있습니다. 간단하기 때문입니다.보드를 만들고 목록 (칼럼) 을 추가하고 카드를 드래그해 보세요.
- trello.com으로 이동하여 새 보드를 만드세요
- 목록 추가: “할 일”, “진행 중”, “검토”, “완료”
- 목록 아래의 “카드 추가”를 클릭하여 작업을 생성합니다.
- 작업이 진행됨에 따라 목록 간에 카드를 드래그하세요
- 우선 순위에 대한 레이블 추가 (빨간색 = 긴급, 노란색 = 중간, 녹색 = 낮음)
- “카드 에이징” 파워업을 활성화하여 오래된 카드를 찾아내세요
최적 대상: 소규모 팀, 프리랜서, 개인 프로젝트 관리.
개념
Notion의 데이터베이스 뷰를 사용하면 모든 테이블에서 칸반 보드를 만들 수 있습니다.
- 새 페이지 만들기 및 입력
/보드 보드 뷰 삽입하기 - Notion은 열이 있는 기본 “상태” 속성을 생성합니다.
- 열 머리글을 클릭하여 열 이름을 사용자 지정합니다.
- 속성 추가: 담당자, 마감일, 우선순위, 태그
- 동일한 데이터에서 보드 보기, 테이블 보기, 달력 보기 간에 전환
최적 대상: 하나의 도구에서 칸반+문서+위키를 원하는 팀.
구글 스프레드시트
조건부 서식 및 데이터 유효성 검사를 사용하여 Google 스프레드시트에서 기능적인 칸반 보드를 만들 수 있습니다.
- A~D 열 생성: “할 일”, “진행 중”, “검토”, “완료”
- 각 열 아래에 작업을 행으로 입력합니다.
- 데이터 검증 드롭다운을 우선 순위로 사용 (높음/중간/낮음)
- 조건부 서식 적용: 높은 우선 순위의 경우 빨간색, 중간 우선 순위의 경우 노란색, 낮음의 경우 녹색
- 를 사용하여 “대시보드” 시트 추가
=카운트 (A2:A100) 열당 작업 수를 계산하는 공식
최적 대상: 이미 Google Workspace를 사용하고 있는 팀으로, 학습이 전혀 필요하지 않습니다.
지라
Jira의 칸반 보드에는 WIP 제한, 보고 및 스프린트 통합이 내장되어 있습니다.
- 새 프로젝트 생성 → “Kanban” 템플릿 선택
- Jira는 백로그, 개발 대상으로 선택, 진행 중, 완료 등의 열을 자동으로 생성합니다.
- 게시판 설정 → 열에서 WIP 제한을 구성합니다.
- 특정 담당자 또는 라벨만 표시하도록 필터 설정
- “누적 흐름 다이어그램” 보고서를 사용하여 시간 경과에 따른 병목 현상을 찾아낼 수 있습니다.
최적 대상: 보고 및 통합이 필요한 소프트웨어 엔지니어링 팀.
뛰어나다
Excel은 몇 가지 추가 트릭을 사용하여 Google 스프레드시트에서 수행하는 모든 작업을 수행할 수 있습니다.
- 작업, 상태, 담당자, 우선 순위, 마감일에 대한 열이 포함된 테이블 생성
- 상태 열에 대한 데이터 검증 추가 (할 일, 진행 중, 검토, 완료)
- 조건부 서식을 사용하여 상태 또는 우선 순위별로 색상을 구분합니다.
- 상태 및 담당자별로 작업 수를 요약하는 피벗 테이블 만들기
- 선택적으로 VBA 매크로를 사용하여 카드 이동을 자동화할 수 있습니다.
최적 대상: 엔터프라이즈 팀은 마이크로소프트 365에 종속되어 있습니다.
3.AI 에이전트를 사용하여 칸반 보드 생성을 자동화하세요
수동 설정이 작동합니다.트렐로나 노션과 같은 도구를 사용하면 더 쉽게 작업할 수 있습니다.하지만 두 가지 방법 모두 해결할 수 있는 문제는 다음과 같습니다. 바로 초기 설치 비용입니다.
프로젝트 킥오프 미팅에서 나온 40개의 작업 목록이 있습니다.실행 항목으로 가득 찬 Slack 스레드일 수도 있습니다.또는 작업 스트림으로 나누어야 하는 프로젝트 브리프가 포함된 Google 문서일 수도 있습니다.원시 입력 내용을 체계적이고 색상 코딩되고 적절하게 분류된 칸반 보드로 바꾸려면 30~60분의 드래그 앤 드롭 작업이 필요합니다.
AI 컴퓨터 에이전트는 이 단계를 완전히 제거합니다.
Sai가 작업 목록에서 칸반 보드를 만드는 방법
Sai는 Simular에서 만든 AI 컴퓨터 에이전트입니다.작업 목록, 프로젝트 브리프 또는 대략적인 브레인스토밍을 제공하면 Google 스프레드시트에 열, 색상으로 구분된 우선순위, 담당자, WIP 제한, 대시보드가 포함된 완전한 칸반 게시판이 생성됩니다.
내부적으로 일어나는 일은 다음과 같습니다.
1단계: 작업을 구문 분석하거나 생성합니다. Sai에게 붙여넣은 작업 목록, 프로젝트 설명 또는 사용 사례 (“제품 출시를 위한 마케팅 캠페인”) 를 제공하세요.Sai는 업무를 개별 작업으로 나누고, '긴급한', '있으면 좋다'와 같은 언어에서 함축된 우선순위를 찾아내고, @mentions 로부터 담당자를 선택하고, 마감일을 식별합니다.
2단계: 보드 템플릿을 선택합니다. Sai는 6개의 사전 빌드된 템플릿을 지원합니다.
- 스탠다드: 할 일 → 진행 중 → 검토 → 완료
- 소프트웨어 개발: 백로그 → 할 일 → 진행 중 → 코드 검토 → QA → 완료
- 마케팅: 아이디어 → 계획 → 작성 → 검토 → 게시
- 콘텐츠 캘린더: 아이디어 구상 → 글쓰기 → 편집 → 예정 → 출판
- 채용 파이프라인: 지원 → 전화 화면 → 면접 → 채용 → 채용 → 불합격
- 사용자 지정: 열 이름을 정의합니다.
3단계: Google 스프레드시트에서 보드를 만드세요. Sai는 새 스프레드시트를 만들고, 모든 작업을 올바른 열에 기록하고, 색상 구분 (높음은 빨간색, 중간은 노란색, 낮음 우선 순위는 녹색) 을 적용하고, 조건부 서식을 설정하고, 테두리를 추가하고, 머리글 행을 고정하고, 열 크기를 자동으로 조정합니다.
4단계: 대시보드 추가. 두 번째 시트에는 열당 작업 수, WIP 규정 준수 (제한을 초과하는 열이 있으면 플래그가 지정됨) 및 전체 완료율이 추적됩니다.이것이 “관리자 보기”입니다. 즉, 개별 카드를 스크롤하지 않고도 프로젝트 상태를 볼 수 있습니다.
5단계: 공유 및 연결 Sai는 구글 스프레드시트 링크를 반환합니다.보드는 바로 사용할 수 있으며 Google 스프레드시트에 있기 때문에 별도의 학습 도구 없이 팀원들이 공동으로 편집할 수 있습니다.
왜 트렐로 대신 구글 스프레드시트를 사용하나요?
합리적인 질문입니다.Sai가 Google 스프레드시트를 만든 이유는 다음과 같습니다.
- 새로운 도구가 전혀 없습니다: 누구나 이미 Google 스프레드시트를 사용하고 있습니다.온보딩에 불편함이 없습니다.
- 전체 데이터 소유권: 보드는 SaaS 제품에 국한되지 않고 사용자가 제어하는 스프레드시트입니다.
- 맞춤 설정 가능: Trello에서는 할 수 없는 수식, 피벗 테이블, 차트를 추가하거나 다른 시트에 연결하세요.
- 수출 가능: 언제든지 엑셀, PDF 또는 CSV로 다운로드할 수 있습니다.
- 무료: 팀에 따라 조정되는 좌석당 가격이 없습니다.
스택에 다른 도구를 추가하지 않고도 칸반의 단순함을 원하는 팀에게는 Sai가 만든 Google 스프레드시트 보드가 가장 빠른 방법입니다.
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