受信トレイを4つのカテゴリーに分類し、Gmailを開く前に返信の下書きを作成しましょう

現在のトリアージの仕組み

Gmailの「優先トレイ」は、メッセージの到着順にランク付けを行います。SuperhumanやShortwaveは、キーボードショートカットとAIによる分類を中心にクライアントを再構築しています。フィルタやルールは、メールを目にする前にラベル付けして整理します。

これらは高速です。Superhumanのキーボード操作によるフローは標準のGmailインターフェースよりも速くメールを処理でき、優先トレイは無料で継続的に動作します。

いずれも結果は同じで、受信トレイが以前より整理された状態になります。ただし、内容を読むには依然として受信トレイを開く必要があります。

‍

トリアージは「中」ではなく「前」に行うもの

この言葉は、治療が始まる前に行われる選別を指します。どこに労力を割くべきかを決める前に、何が緊急かを判断することです。

メールに当てはめると、朝8時に必要なのは整理された受信トレイではなく、受信トレイの中身を簡潔にまとめたステートメントです。「今日返信が必要なものが3通、金曜が期限のものが1通、相手からの返信待ちが4通、残りはアーカイブ可能」といった内容です。

このステートメントなら、一日の始まりにスマホで30秒で確認できます。整理された受信トレイではそうはいきません。わざわざ中に入る必要があるからです。

このタスクは、そのステートメントを別の場所に送信します。記録された実行例では以下の通りです：

「完了しました。過去48時間のメール51通をトリアージしました。要約をSlackのDMに送信し、下書きをGmailに保存しました。」

要約はSlackに、下書きはGmailにあります。あとは実際に返信を送信するタイミングを待つだけです。

クライアントが備えていないバケット

4つのバケットのうち3つは、「返信が必要」「アーカイブ可能」「期限あり」という形で、他のツールにも存在します。

しかし、4つ目は存在しません。 相手からの返信待ち は、対応済みのメッセージを対象とします。つまり、あなたが返信を終え、次のアクションを相手に委ねている状態です。

メールクライアントは、あなたにとっての重要度でメッセージを分類します。すでに返信済みのスレッドは重要度の指標が低くなるため、リストの下の方へ沈んでしまいます。かといって、返信が必要なわけでもアーカイブすべきでもありません。アーカイブしてしまうと、相手からの返信を待っているという唯一の記録が消えてしまうからです。

このバケットは各アイテムの待機時間を記録し、5日以上経過したものをマークします。2日待っているスレッドと3週間待っているスレッドでは対応が異なるため、経過時間はそれらを区別するための重要な情報となります。

‍

下書き可能なものだけをドラフト化

事実確認、承認、日程調整など、回答が明確なメッセージに対してのみ返信の下書きを作成します。

まだ決定していない事項が必要なメッセージは対象外です。そうした内容で下書きを作成しても、中身のない文章になってしまいます。結局、ゼロから書き直すよりも修正に時間がかかってしまうからです。

下書きは、アカウントの送信済みメールで確認できるトーンや結びの言葉に合わせます。実行の最初のステップは以下の通りです。

「Gmail連携スキルを読み込んで完全なAPIを取得し、メモリから普段のトーンや結びの言葉を確認し、マシンハンドルを解決する。これらをすべて並行して行います。」

すべてGmailの下書きとして保存され、自動送信はされません。下書きは返信すべきスレッド内に配置されるため、送信はあくまであなたの意図的なアクションとして行われます。

‍

定期実行

平日朝8時に、過去24時間分を対象として実行します。受信トレイを初めて開く前に、Slackで概要を確認できます。

各実行でバケットの件数が報告されるため、日々の数値の変化を把握できます。例えば「相手からの返信待ち」の件数が週を通して増加している場合、返信のないスレッドが溜まっていることがわかります。これは1日ごとの要約だけでは見えてこない傾向です。